COLUMN

クラビズコラム

令和も3年目突入。 そろそろ『過度な定型文』を取っ払って、 ビジネスチャットはビジネスチャットの機能らしく使おうじゃないか。 (まずは社内から!の話)

・お世話になります。

・お疲れ様です。

・ご迷惑おかけ致します。

・確認ありがとうございます。

・よろしくお願い致します……

 

社内ビジネスチャット上において、いわゆる定型文が本当に必要なシーンはいくつあるだろう?

もちろん、前後のやりとりにおける文脈もあるので必要なシーンはある。でもその実、ほとんどは惰性なのではないでしょうか。

「たぶん書いときゃ間違いない」

「どうやら書くのが昔からの慣わしっぽいし」

「なんか書いた方が仕事してるっぽい」  的な。

 

リアクション機能の万能さを改めて伝えたい。

チャット上において、「お世話になります」から始まり「ご迷惑おかけ致しますがよろしくお願い致します」で終わるような前時代メール的な使い方からの脱却をそろそろ計りたい。

〜ビジネスチャットは、文章を簡略化してスピーディーに情報共有するためのコミュニケーションツールです。〜

業務の遂行には意味を持たない定型文が乱立することで、スレッドがどんどん送られてしまう。そこで、近年新たに追加されたリアクション機能の出番なのです!

参照:Chatwork、「世界絵文字デー」にあわせて「リアクション」機能をリリース、新しい絵文字も追加https://www.sankei.com/economy/news/190716/prl1907160288-n1.html

 

 

はい。たったこれだけのリアクションで、ざっと以下の感情表現を網羅できることが判明しました。(私論)

 

・了解

・わかりました

・お世話になりました

・ありがとう

・感謝

・助かった

・よろしく

・おめでとう

・すごい

・感激

・やったー

・わーいわーい

・嬉しい

・楽しい

・素晴らしい

・最高

and more(想像力次第ゆえに無限)

 

その上、これらの表現はそれぞれが、丁寧語・尊敬語・謙譲語・タメ語・なんなら英訳まで脳内変換ができて通じてしまうのです。上司が部下へ、部下が上司へ、同僚が同僚へ全方向OK! 何コレ便利……

たった1個のポチッとで(約2秒)伝えるべきことは伝えられ、話が早いのはもちろん、既読機能にも代わって安心感を与える事ができ、見た目もスマート、大事なスレッドも見失われにくい!

 

ちょっと計ってみたんですが、

はい。これだけでPCモニターで上下約3センチを占めます。業務遂行上では無くてもいいと思いません?

令和も3年。たった1個のリアクションで足りることに、2行も3行も書いてスペースを荒稼ぎするの、そろそろやめにしませんか?

リアクション1個じゃ失礼とか、絵文字は軽いとか、仕事してる感出したいのに〜など、社内ビジネスチャット上でその古ぼけた感性を引きずり続けて何か新しく生み出すものはあるのでしょうか。そろそろ現代のツールに合わせて、価値観をアップデートさせませんか!

 

アップデートすべきは中年以降の世代。

平成生まれのほとんどは自動的に今を生きていますから意識的なアップデートは不要です。既に軽やかな使い方をしている様子をよく見かけます。中には育った環境や働いた会社の社風によっては前時代教育を受けている場合もあるかと思いますが、少し意識すれば難なくアップデートできるでしょう。

問題は、昭和ゾーンの現在中年以降の世代が、時代の流れを受け入れ意識的に行動を変えなければ、会社全体としての真のアップデートは叶わないのです。

〜ビジネスチャットは、文章を簡略化してスピーディーに情報共有するためのコミュニケーションツールです。〜

チャットの返信がリアクション機能1個っきりだからとバカにされたような気持ちになったり、「お疲れ様です」がないとは失礼だな、とか憤慨している時代ではないのです。送る立場としても然り。何も失礼ではありません。もう恐れることはないのです。

とにかく、年長者が頑なに前時代スタイルを貫き続けると後進が萎縮してしまい、そのやり方に倣って、未だ過剰な包装紙的文章を書く羽目になってしまうのです。それはチャット上で、彼らの生産性を下げさせているといえるでしょう。

 

定型文を使うか使わないか、 最終的には適材適所な使い方。

無論、お客様とのチャットで「お世話になります」などの定型文を取っ払って送るなんて、失礼だと捉える層もまだ多いでしょうし、そこは冷静に書き添えるのが一般的なマナーといえるでしょう。 そして社内とはいえ、組織内階級を考えると躊躇する方もいたり、また定型文があった方が引き締まるシーンもあると思います。

あるいは、その時、どうしても直接文字で「お疲れさまです!」「ありがとうございます!」「よろしくお願いします!」と伝えたい大切な瞬間もある!!! ですから、臨機応変、適材適所、ハレとケ、メリハリ、シーンによって柔軟に使いましょうよ。

一律リアクション機能で済ませようとも済ませられるとも思いません。白か黒かではなく、一人ひとりがそれぞれのスタイルで適材適所な使い方をしていけば、やがては柔軟なビジネスチャット環境にアップデートされていくのではないかと思うのです。

 

現代は、忖度や保身の呪いから解き放たれるまでの過渡期だと考えています。

いつまでも前時代的な表現を続けることが生産性を妨げていないのか? 時代を作ってきた自負と誇りを失う事なくこの先も残すべき本当に大切なことは何なのか? 現代のツールを最大限に生かす最適なコミュニケーションスタイルとは?

少し考えてみませんか。少しだけ変えてみませんか。自分たちのためにも次世代のためにも。

新年に自戒を込めて、かの名言を引用します。

 

 狂気とは即ち、

 同じことを繰り返し行い、

 違う結果を期待すること。

 

(text/okadarumi)